韓国の大学出願、募集要項を読み込むだけでも一苦労ですよね😥
最近、韓国の大学への進学を考えている後輩から書類準備についての質問をたくさんもらうようになりました。
なかでも「アポスティーユや公証についてわからない…」ということをよく聞きます。
私も当時はとても苦戦したことを覚えています。
当時のことを思い出しながらまとめてみました！皆さんの負担を少しでも軽くするお手伝いになれば嬉しいです！
アポスティーユと公証とは？
海外へ日本の書類を提出する際、「この書類は日本の公的機関が認めた本物ですよ」という証明が必要になります。
アポスティーユとは
日本の外務省が、「この書類は本物ですよ！」とお墨付きを与えるもの。
公証とは
私立学校の書類や翻訳文などの「私文書」に対して、公証人が「内容に間違いがない」と証明すること。
公文書 vs 私文書
お手持ちの書類がどちらに該当するか確認しましょう。
| 書類の種類 | 例 | 必要な手続き |
|---|---|---|
| 公文書 | 国公立学校の証明書、市役所や区役所で発行した書類（戸籍謄本の原本など） | アポスティーユのみ |
| 私文書 | 私立学校の証明書、翻訳済みの書類 | 公証 ＋ アポスティーユ |
⚠️注意
外務省は「公文書」にしかアポスティーユを出せません。
私立大学の卒業証明書などは、まず「公証」を受けることで公文書扱いになり、アポスティーユが取得可能になります。
「翻訳」した時点で私文書になる！
たとえ市役所で取った戸籍謄本でも、それを自分で翻訳したり翻訳会社に頼んだりした場合は、その翻訳文は「私文書」扱いになります。ですので、「公証」が必要になります。
私文書はアポスティーユをもらう前に「公証」を受ける必要があり、ひと手間かかると覚えておいてください！
スムーズに手続きするための準備
TIP：英文で発行してもらう
大学の書類などは、最初から英文で発行してもらうのがベストです。 韓国語か英語以外の言語だと別途「翻訳＋公証」の手間と費用がかかってしまいます。
知っておくべきポイント
- 書類準備は提出の３か月前からはじめる（発行3か月以内の原本が必要になるため。）
- 翻訳が必要な書類は自分で翻訳して公証をもらうか、翻訳会社に依頼する
- 公証役場に行く前に宣言書を準備（自分で作成しました。以下に詳細を記載）
翻訳が必要な私文書について
戸籍謄本や戸籍抄本は日本語でしか発行されません。
大学出願の際、家族関係証明書類(戸籍謄本など)の「公的機関の認証付き訳文提出」が求められました。翻訳者が翻訳書類を持って公証役場へ行き、公証人の認証をもらうステップが必須になります。
私は戸籍謄本を「翻訳＋公証」をセットで代行してくれる会社にお願いしました。
公証役場で「翻訳内容が正確である」と宣言して認証を受ける際、プロの翻訳証明書がある方が書類の信頼性が格段に高まり、トラブルを防げるからです。
私がお願いした翻訳会社さん（参考程度に）
[nuga_embed url=”https://www.marianne.jp/”]
まずは翻訳会社にお問い合わせし、発注しました。 原本が郵送で届くのを待つと時間がもったいないので私は以下の過程でお願いしました。
- 先にスキャンデータを送る： これで翻訳作業をスタートしてもらう。
- 後から原本を郵送： 公証手続きには原本が必要なので、すぐに送る。
⚠️注意
翻訳者本人が公証役場に行って公証を受けるのが基本的なルールです。
私は最初から「翻訳＋公証」をセットで代行してくれる会社に丸投げしましたが一番ラクで確実でした。少し費用はかかりますが、心配な方にはおすすめです。
公文書/私文書 手続きの違い
書類の種類によって、アポスティーユ取得までのゴールまでの道順が変わります。
【ルートA】公文書の場合
- 外務省（または郵送）でアポスティーユを申請
- 完了！
費用： 無料（返信用切手代などは別）
【ルートB】私文書の場合
- 公証役場で「公証」を受ける
※ワンストップサービス対応外の地域では、次に地方法務局での証明が必要です。 - 外務省でアポスティーユを申請
- 完了！
費用： 公証手数料（約11,500円）がかかる
賢く取得！
「ワンストップサービス」
上記【ルートB】のように、私文書にアポスティーユを取得するには通常「公証役場」へ行き、その後に「外務省」へ行くというステップが必要です。
ただ、特定の地域では1か所で同時に完了します。 これを「ワンストップサービス」といいます。
- 利用できる場所： 東京都、神奈川県、静岡県、愛知県、大阪府の公証役場
- メリット： 即日でアポスティーユまで取得可能！
- 費用： アポスティーユ自体は無料ですが、公証手数料として11,500円程度かかります。
私は地方に住んでいましたが、書類提出期限まで時間もなかったので大阪の公証役場（本町公証役場）まで足を運び、即日でアポスティーユまで取得しました。訪問予約は不要でした！
💡実際に行った節約術
公証役場では、複数の書類をまとめて1セットとして公証・アポスティーユを受けることができる場合があります。
学校に問い合わせたところ、韓国外国語大学の場合「複数の書類を1つにまとめて公証を受けても構わない」とのこと。1通ずつ受けると費用が膨らむため、事前に大学側へ確認することをおすすめします。
宣言書（テンプレートあり）
公証役場で「公証」を受けに行く前に、「宣言書」を準備しなければいけません。
これは公証を貰う時「この書類は、私（申請者）が内容の正しさを誓います！」という公的な宣言です。
私の場合、
1．卒業証明書 (Certificate of Graduation)
2．成績証明書 (Academic Transcript)
に公証を貰う必要がありました。
テンプレート
Declaration I, お名前 , the undersigned, do hereby solemnly and sincerely declare that the attached document is the original of Certificate of Graduation, Academic Transcript, and that the above information is correct in every respect. Date : 申請日 Signature :
サインをいただく欄は空白に、名前と日付だけ変えて使ってください！
まとめ
- 公立ならアポスティーユ、私立なら公証＋アポスティーユ
- 書類はできるだけ英文で用意する
- 「ワンストップサービス」が使える公証役場が断然ラク！
複雑な公証やアポスティーユの手続き。最初は戸惑うかもしれませんが、仕組みさえ理解してしまえば意外とスムーズに進められるはずです。私も当時はパニックになりながら何度も調べた覚えがあります。
この記事が、皆さんの夢への第一歩を少しでも軽くするお手伝いになれば嬉しいです。
皆さんの韓国留学を、心から応援しています！
